Medarbetarsamtal

Medarbetarsamtal - praktiska redskap

Denna kurs i att hålla medarbetarsamtal lär dig bl a att på bästa sätt strukturera ditt samtal, hantera orimliga krav och ge konstruktiv kritik. Du får även praktiska redskap såsom checklistor och verktyg för kommunikation, lär dig konsten att utvärdera prestation och kompetens och förbereder dig inför lönesamtalet.

Förberedelse inför medarbetarsamtal

På kursen i medarbetarsamtal förbereder du dig för de flesta av de situationer som kan uppkomma under samtalets gång, t ex:

• Känslosamma utbrott med gråt, irritation och aggressivitet
• Anklagelser och kritik mot dig som chef
• Total tystnad eller aldrig sinande prat
• Oskäliga krav

Med praktiska verktyg som verkligen fungerar gör du medarbetarsamtalen både enkla och produktiva. Gör dem till en av dina framgångsfaktorer som chef.

Medarbetarsamtal - utvecklingssamtal

Att hålla medarbetarsamtal är att ge konstruktiv feedback, strukturerad så att den är lätt att ta till sig och leder framåt. Ett annat ord för medarbetarsamtal är utvecklingssamtal, och det är precis vad det handlar om; ett samtal som leder till en utveckling av både medarbetaren och medarbetarens plats i organisationen.

Medarbetarsamtal - regelbundna samtal är viktigt

Att du har regelbundna medarbetarsamtal med din personal är viktigt, både för att ge samtalen en större dignitet och för att det är lättare att följa upp tidigare överenskommelser. Ett bra tips är att göra ett schema där alla medarbetarsamtal för hela året är inlagda.

Medarbetarsamtal - tänk på miljön!

Det är bra att förlägga samtalen till en annan plats än er vanliga miljö. Det gör att medarbetarsamtalet skiljer sig från andra samtal och att medarbetaren känner sig mer bekväm. Att hålla ett utvecklingssamtal t ex inne på ditt kontor kan göra att medarbetaren känner sig i underläge från början, vilket inte gagnar någon.

Medarbetarsamtal - förbered dig noga

Detta gäller båda parter.  Det finns färdiga samtalsmallar som är utmärkta att utgå ifrån. Skriv ner dina viktigaste punkter, som du vill ta upp under medarbetarsamtalet och lämna till medarbetaren i förväg. Denne kan sedan komplettera med sina punkter och returnera underlaget till dig. På detta sätt har ni en bra bas att börja med och samtalet blir mer effektivt.

Medarbetarsamtal med lyhördhet och ödmjukhet

Nu börjar själva utvecklingssamtalet. Om ni har haft möten tidigare är det bra att börja med en avstämning av vad ni kom fram till under förra medarbetarsamtalet. Följ upp, lyssna på medarbetarens synpunkter och ge sedan återkoppling. Gå vidare och gå igenom de nya punkterna. Var noga med att vara tydlig när du ger feedback, men tänk också på att vara lyhörd och ödmjuk. Fundera på vad du vill åstadkomma med medarbetarsamtalet: utveckla individen, förändra eller förbättra, förstärka eller tona ner osv.

Medarbetarsamtal - fokus på framtiden

Sätt upp nya delmål och mål, identifiera eventuella problem eller motstånd som kan tänkas uppstå på vägen och försök komma fram till funktionella arbetsmetoder som hela tiden bär framåt, mot målen.

Med dessa enkla riktlinjer i sikte kommer medarbetarsamtalet att fylla den funktion det är avsett att göra, nämligen att utveckla individen och samarbetet mellan denne, dig själv och företaget.

Lär dig rätt samtalsmetodik för medarbetarsamtal. Det ger resultat!

Medarbetarsamtal - Riktlinjer / Tips

Årliga medarbetarsamtal är viktiga för organisationens utveckling. Det är svårt att hitta bra skäl till varför man inte skall ägna minst en timme långt möte en gång per år för att säkerställa de ömsesidiga behoven hos den anställde och hos organisationen att uppfylla genomtänkta medarbetarsamtal. Genom medarbetarsamtal känner sig ledare och chefer mer ärliga i sina relationer med sina medarbetare och alla mår bättre i sina roller. Medarbetaren kan säkra tydlig bild av vad som förväntas av dem, deras egna personliga förutsättningar för utveckling och en solid känsla skapas i deras förhållande till sin chef. Genomför medarbetarsamtal, i annat fall blir det problem i slutändan, moralen minskar, trovärdigheten för organisationen minskar, samt att organisationens övergripande effektivitet. Utför istället följande aktiviteter:

1. Designa en juridiskt giltigt checklista över medarbetarsamtal

Patricia King, skriver i sin bok, avsnittet om resultatplanering och utvärdering, att det förutsätter att medarbetarsamtal skall vara arbetsrelaterat och verklighetsbaserat, som grundar sig på analys av jobbet, enhetlig för alla anställda, inte är påverkade mot någon ras, hudfärg, kön, religion eller nationalitet, och skall utföras av människor som har tillräcklig kunskap om den aktuella personen och jobbet. Var noga med att bygga i samtalsprocessen, en väg att tillgripa om en anställd känner att han eller hon har behandlats orättvist i en bedömning. Medarbetarsamtalets struktur och innehåll bör vara tydligt beskrivna i organisationens personalpolitik.

2. Designa ett standardformulär för medarbetarsamtal

Inkludera namnet på den anställde, datum, hur personliga prestanda beskrivs, datum anger tidsintervallet över vilket den anställde utvärderas, resultatmål (inklusive ansvar från arbetsbeskrivning, några tilldelade mål från affärsplanen, tillsammans med nödvändiga kunskaper för jobbet, såsom kommunikation, administration, etc.), ett klassificeringssystem, t.ex. (underpresterar, i genomsnitt, bra, utmärkt), plats för kommentarer för varje dimension, en sista avsnittet för den övergripande kommentarer, en sista avsnittet för aktuella handlingsplaner för att hantera förbättringar och linjer för underskrifter av chefen och den anställde. Signaturer kan antingen ange att den anställde accepterar bedömning eller har sett det, beroende på formuleringen i formuläret.

3. Schemalägg uppföljning och översyn efter sex månader 

Schemalägg ytterligare sex månader senare, och sedan varje år på den dagen då medarbetaren anställdes.

4. Starta processen med medarbetarsamtal och kommande möte

Säg till den medarbetaren att du inleder ett schemalagt medarbetarsamtal. Påminn dem om vad som ingår i medarbetarsamtalsprocessen. Schemalägg ett möte om två veckor i förväg.

5. Har den anställde föreslagit uppdateringar av sin arbetsbeskrivning

Du och medarbetaren kan byta alla skriftliga synpunkter inför kommande medarbetarsamtal. 

6. Dokumentera dina synpunkter - referera till arbetsbeskrivning och mål prestanda

Var säker på att du är bekant med arbetets krav och ha tillräcklig kontakt med den anställde för att kunna göra giltiga beslut. Kommentera inte den anställdes ras, kön, religion, nationalitet eller ett handikapp eller veteranstatus. Ta upp betydande resultatförbättring som uppvisade medarbetarens starka och svaga sidor enligt de mått på bedömning som finns i formuläret och föreslå åtgärder och ledarskapsutbildning eller ledarskapsutveckling för att förbättra framtida prestanda. Använd exempel på beteenden när du gör bedömningen för att undvika att du lyssnar på hörsägen. Ta alltid beteenden, inte egenskaper och personligheter. Det bästa sättet att följa denna riktlinje är att du funderar över vad du såg med dina ögon. Var noga med att bara behandla de beteenden som den anställde har, än beteenden hos andra anställda.

7. Genomför mötet medarbetarsamtal

Ange mål för mötet för att utbyta synpunkter och för att vid behov komma fram till handlingsplaner. I själva mötet skall du låta den anställde tala först och ge sitt bidrag till medarbetarsamtalet. Svara med en egen ingång till medarbetarsamtalet. Diskutera sedan områden där ni är oense. Försök att undvika defensiv diskussion, skall du erkänna hur du känner för närvarande, det hjälper en hel del. Diskutera beteenden, inte personligheter. Undvik slutliga villkor som typ "alltid", "aldrig" osv. Uppmuntra deltagande i medarbetarsamtalet. Försök att komma fram till rätta om insatser, där så är möjligt. Försök att avsluta mötet på en positivt sätt.

8. Uppdatera och avsluta formuläret medarbetarsamtal

Försök att bli överens om innehållet i formuläret. Observera att om medarbetaren vill lägga till och bifoga skriftlig kommentar till den slutliga utformningen formuläret, så bör han eller hon få kunna göra det. Chefen / ledaren undertecknar formuläret och ber den anställde att även underteckna. Handlingsplaner ses över om några månader, vanligen under en-mot-en möte med den anställde.