Mötesteknik

Kurs i mötesteknik

Kurs i mötesteknik - en god investering och en viktig kompetens i verksamheten! 

Mötet är ett bra forum både för att informera, diskutera och planera verksamheten. Om det hålls på rätt sätt! Kursen Mötesteknik lägger fokus inte bara på själva mötestillfället utan även på tiden före och efter, som är viktiga för ett bra resultat. Du lär dig också hantera besvärliga situationer som kan uppkomma under mötet och får tillfälle att öva.

Vinster med effektiv mötesteknik

En genomtänkt och gemensam möteskultur ger flera positiva effekter för organisationen:

• Tidsoptimerade, relevanta och mer effektiva möten ger mer tid till ordinarie arbetsuppgifter och minskar stress
• En gemensam möteskultur som bygger på respekt och självledarskap främjar individ och team 
• Tydlighet i vad som förväntas av mötesledare och deltagare ger ökad motivation, större idéutbyte och en bättre gruppdynamik

Lär dig hantera en mycket viktig kompetens i alla organisationer - mötet!

Mötesteknik 

Det finns goda möten och det finns dåliga möten. Dåliga möten, du verkar aldrig komma till saken, och när du lämnar undrar varför om du ens var närvarande.

Vad gör ett möte effektivt? Effektiva möten måste verkligen komma fram till tre saker:
1. Att de uppnår mötets mål.
2. Att det åtgår ett minimum av tid.
3. Att de lämnar deltagarna en känsla av att mötet var konstruktivt.

Om du strukturerar ditt möte genom planering och förberedelse samt genomförande och uppföljning kring dessa tre grundläggande kriterier, kommer resultatet att bli ett effektivt möte. Detta är mötesteknik.

Effektiv mötesteknik

Ett effektivt möte tjänar ett syfte. Detta innebär att i mötet, uppnår du ett önskat resultat. För nå detta resultat måste du vara tydlig med vad det är.

Alltför ofta kallar folk kallar ett möte för att diskutera något utan att de verkligen vet vad ett bra resultat och mål med mötet skulle vara. Innan du kallar till något möte måste du fokusera dina mål. För att hjälpa dig att avgöra vad ditt mötes mål är, så kompletterar du den här meningen:
I slutet av mötet, vill jag att gruppen  ...
Med slutresultatet klart definierade, kan du planera är innehållet i mötet och avgöra vem som behöver vara närvarande.

Tid är en dyrbar resurs, och ingen vill att deras tid slösas bort. Med den tid vi spenderar på möten, så är du är skyldig dig själv och ditt team att effektivisera mötet så mycket som möjligt. All tid som slösas bort på ett möte är spilltid för alla närvarande. Till exempel, om en mötesdeltagare är 15 minuter sen i en åtta man stort möte, så har den sena mötesdeltagaren kostat organisationen två timmar av förlorad arbetstid.

För att du skall kunna genomföra effektiva möten måste du skapa en agenda. Dagordningen är verktyget som du kommer att hänvisa till för att genom mötesteknik se till att du uppnår målet och att mötet genomförs i tid.

För att förbereda en dagordning, bör du tänka igenom följande faktorer:
* Prioriteringar - vad måste absolut täckas in under mötet?
* Resultat – vilka beslut behöver fattas under mötet?
* Deltagare – vilka personer som behöver delta i mötet för att det ska bli framgångsrikt?
* Sekvens - i vilken ordning kommer du att behandla de olika ämnena?
* Tiden - hur mycket tid kommer att behövas spenderas på varje ämne?
* Datum och tid - när kommer mötet att äga rum?
* Plats - Var kommer mötet att äga rum?

Om det är ett möte för att lösa ett problem, så be deltagarna att komma förberedd med en hållbar lösning. Om du diskuterar ett pågående projekt så skall varje deltagare sammanfatta hans eller hennes hittills gjorda framsteg och skicka ut rapporter innan mötet till mötesdeltagarna.

På agendan, kan du ange vilken mötesdeltagare som kommer att leda diskussionen eller presentationen av varje ärende på dagordningen.
Använd din agenda som din tidsguide, det är mötesteknik. När du märker att tiden rinner ut för ett visst ärende, så driver du på för att det tas ett beslut eller så skjuter du upp diskussionen till en annan gång.

En viktig aspekt för att driva effektiva möten är att du insisterar på att alla respekterar den tid som avsatts. Starta mötet i tid, inte spendera tid rundsnack för eftersläntrare, och när du kan, avsluta i tid.

Mötesteknik och deltagarna

När du har sammanställt dagordning måste du sprida dem till deltagarna och få deras feedback och input. Att genomföra ett möte diktatoriskt är ingen bra mötesteknik: Du måste se till att mötesdeltagarna är delaktiga redan från början.

Kanske finns det något viktigt som en gruppmedlem har att tillägga? Kanske har du tilldelats för mycket eller för lite tid för ett visst ärende? Oavsett anledning är det viktigt att du får feedback från mötesdeltagarna om din föreslagna dagordning.

När mötet är över, ta lite tid för briefing och bestäm vad som gick bra och vad som kunde ha gjorts bättre. Utvärdera mötets effektivitet baserat på hur väl du träffade målet. Detta hjälper dig att fortsätta att förbättra din process för att driva effektiva möten. Detta är mycket viktigt inslag god effektiv mötesteknik.

Slutligen, förbereda mötets sammanfattning. Denna sammanfattning kommer att översändas till samtliga deltagare och eventuellt till andra intressenter. Detta är en mycket viktig del av effektiva möten som ofta blir förbisedda. Du behöver en skriftlig förteckning över vad som hände, tillsammans med en lista över åtgärder som namngivna personer som mötet kom fram till det skall utföras. Gardera dig genom att se till att någon annan mötesdeltagare är tilldelad att föra anteckningar under mötet om du tror att du kommer att vara för upptagen för att göra det själv.

Mötesteknik för sammankallande

Mötesteknik påverkar hur effektivt ett möte blir och hur sammankallande leder det och på hur väl förberedda och aktiva övriga ledamöter är. Bra tips för effektiva möten är följande:

För bättre mötesteknik ska sammankallande:
* leda mötet enligt fastställd dagordning
* se till att inläggen tillför något i sak
* se till att alla kommer till tals och att de mer talföra inte tar allt utrymme
* få ut så mycket kloka tankar och beslutskraft ur hela mötet som möjligt
* komplettera med egna reflektioner och bedömningar
* sammanfatta & formulera beslut

Inför mötet ska övriga ledamöter:
* ha förberett sig noga inför mötet, vara pålästa och ha reflekterat över underlaget.
* aktivt medverka till att fattade beslut blir så bra som möjligt.
* medverka till att ställa krav och stötta verksamhetsledaren.
* vara en väl fungerande lagspelare i mötet.

Under mötet ska sammankallande vara:
* förberedande och föredragande.
* verkställande och återrapporterande.

Mötesteknik på föreningsmöten

I ordförandes ansvar ligger bland annat att:
- svara för att lokal finns för planerat sammanträde förbereda mötet och skicka ut föredragningslista/ärendeförteckning i samråd med sekreteraren
- se till att hjälpmedel finns på plats
- vara väl insatt i de ärenden som ska behandlas
- leda mötet lugnt men effektivt
- ge i ärendet speciellt insatt person i uppdrag att inleda - vara föredragande
- ge alla behöriga möjlighet att yttra sig och framföra sina åsikter
- ingripa då talare inte håller sig till ämnet eller uttrycker sig kränkande
- se till att ordningen vid mötet är god
- under pågående debatt undvika att ta ställning i det ärende som behandlas men
- kunna knyta ihop debatt och förslag till bra beslut
- att begränsa debatten, debatten ska förkortas genom tidsbegränsning.
- förslag om begränsning behandlas och beslutas omedelbart av mötet.