En bra projektledare har rätt balans
För att lyckas i rollen som projektledare krävs en blandning av passande personliga attribut, djupgående insikter och praktisk erfarenhet. Uppgiften förutsätter både förmåga att leda, skicklighet i kommunikation och en kapacitet att hantera såväl problem som hinder. Kärnan i arbetet är förmågan att strukturera, organisera, vägleda och inspirera ett team mot uppsatta mål, samtidigt som alla projektets skeden hanteras effektivt.
Din egen utveckling i projektledning viktig
För att bli en bra projektledare är det viktigt att du inte glömmer bort din personliga utveckling som ledare av projektet. Som projektledare har du ett viktigt och stressigt arbete. Det är lätt att förlora sig själv bland alla yttre krav och förväntningar. I detta ligger dels att se till att du har relevant och färsk kunskap, dels att du har balans mellan alla områden som påverkar dig och ditt ledarskap.
Frågor med fokus på din kompetensutveckling
Är din tid rätt fördelad? Har du delegerat fullt ut? Gör du sådant som egentligen inte hör till ditt bord? Har du gått vår projektledarutbildning Ny som projektledare? Detta är bra frågor att ställa då och då för att checka av att du har jämvikt och harmoni i din roll som projektledare.
En kompetent projektledare är mångsidig
En riktigt duktig projektledare är kompetent inom projektledning och är en mångfacetterad individ. Du ska ha en kombination av hårda och mjuka färdigheter. Här är några av de mest framträdande egenskaperna:
Skicklig kommunikatör
Du bör ha en stark kommunikationsförmåga. En bra projektledare kan kommunicera tydligt och effektivt med alla inblandade parter, från teammedlemmar till intressenter. Du kan anpassa din kommunikation till olika målgrupper och säkerställa att alla är informerade och engagerade.
Inspirerande ledare
En projektledare ska självklart vara bra på att leda. Du har förmågan att motivera och leda ditt team mot gemensamma mål. Du kan skapa en positiv arbetsmiljö, delegera uppgifter på ett effektivt sätt och ge konstruktiv feedback.
Organisation och planering är dina bästa ämnen
Du är mästare på att organisera och planera projekt. Du kan skapa detaljerade projektplaner, hantera tid och resurser effektivt och säkerställa att projektet håller sig inom budget och tidsram.
Expert på att lösa problem
Att vara duktig på problemlösning känneteckar en skicklig projektledare. En riktigt bra ledare är skicklig på att hitta lösningar på problem. Du kan hantera oväntade utmaningar och hitta kreativa lösningar. Som person är du lugn och samlad under press och kan fatta snabba och välgrundade beslut.
Stor anpassningsförmåga
Att vara flexibel och anpassningsbar och kunna hantera förändringar på ett positivt sätt är viktigt för en bra projektledare. Du är öppen för nya idéer och kan snabbt anpassa dig till nya situationer.
Du kan hantera risker
Du är proaktiv i att identifiera och hantera potentiella risker. Du kan utveckla strategier för att minimera risker och säkerställa att projektet fortsätter att gå framåt.
Resultatorienterad drivkraft
Att leverera resultat och uppnå projektets mål är centralt för en bra projektledare. Med driv och engagemang strävar du alltid efter att leverera hög kvalitet.
Empatisk och med stor social kompetens
Du har en god förmåga att förstå och hantera mellanmänskliga relationer. Att bygga starka team och skapa en positiv arbetsmiljö är självklara delar av ditt projektledarskap.
Förändringar ställer krav på en proaktiv projektledare
Förr eller senare kommer du att stå inför förändringar som måste bli genomförda i projektet. Ofta under tidspress. En proaktiv projektledare har en god beredskap inför dessa omställningar. Du har kunskaper, vilja och mod att ta tag i det som behöver göras. Förändringar är en naturlig del i en projektcykel och i dagens snabba och omväxlande verklighet krävs att du är både flexibel och orädd.
Som projektledare behöver du tillgång till både metoder och verktyg som stöder dig i din roll. Detta gäller inte minst dig som är ny som ledare av ett projekt. I en föränderlig tid är det klokt att se om sitt hus och kanske även uppdatera kunskaperna genom en utbildning för projektledare.
Bra projektledare kan parera besvärligheter
Ibland stöter du på människor som med sin attityd och sitt uppträdande gör livet som projektledare lite mer komplicerat. Eftersom du är ansvarig även för dessa medarbetare går det inte att komma undan. En bra projektledare tar tag i situationen. Din utbildningsportfölj bör innehålla någon form av utbildning inom både konflikthantering och argumentation. Detta för att undvika att onödig tid och energi måste läggas på oenigheter och kontroverser och för att lättare kunna vinna viktiga diskussioner.
Kompetensutveckling ger duktiga projektledare
Att sätta sig på skolbänken kan vara första steget i din kompetensutveckling mot att bli en duktig och kompetent projektledare. På schemat kan till exempel dessa ämnen stå:
Konflikthantering
Du får förklarat för dig vad en konflikt är och varför den uppstår. Du får redskap för att kunna lösa pågående konflikter och för att förebygga att nya startar. Kunskaperna fokuserar på att hitta lösningar och göra besvärliga samtal enklare.
Argumentationsteknik
Att utveckla förmågan att vinna en diskussion genom effektiv och saklig argumentation är ett enkelt sätt att få gehör för dina åsikter. Nya lärdomar lär dig hur du gör för att avgå med segern och samtidigt lämna ett sympatiskt och trovärdigt intryck på motparten.
Besvärliga situationer
En utbildning som lär dig handskas med besvärliga människor och hantera prövande situationer. När du är väl förberedd och har användbara metoder att ta till känner du dig betydligt mer säker i mötet med jobbiga och svårhanterliga människor.
Retorik och konsten att övertyga
Här lär du dig att framföra ditt budskap och din åsikt, både välformulerat och övertygande. För dig som vill lära dig konsten att formulera, presentera och argumentera på ett trovärdigt och minnesvärt sätt.
Den relationsbyggande ledaren av projektet
Utan kunder och intressenter stannar projektet, så enkelt är det. I en bra projektledares utveckling behöver det därför finnas ett avsnitt som fokuserar på vård av relationerna kring projektet. Ta reda på allt du kan om projektets kunder, leverantörer, medarbetare med flera. Ligg gärna steget före och fundera kring hur du kan utveckla kommunikationen och hur ni som projektteam ska möta behoven. Se till att du och övriga projektmedarbetare är uppdaterade med senaste rönen inom bemötande. Snåla inte med tillfällen för utbildning, övning och vidareutveckling.
Bra och organiserad projektledning
Att vara en organiserad projektledare innebär att du lägger stor vikt vid att skapa och upprätthålla en tydlig struktur och en genomtänkt planering genom hela projektets livscykel. Denna förmåga är avgörande för att hålla projektet på rätt spår. Det minimerar risker och säkerställer att alla inblandade vet vad som förväntas av dem och när.
Kännetecken för en bra projektledare
Här är några konkreta beteenden och färdigheter som kännetecknar en bra och organiserad projektledare:
- Säkerställer att alla förstår vad som ingår och inte ingår i projektet för att undvika "scope creep".
- Skapar en detaljerad arbetsstruktur (WBS - Work Breakdown Structure) som gör komplexa uppgifter mer överskådliga och delegerbara.
- Ser till att varje teammedlem har en klar definition av sin roll och sina ansvarsområden.
- Skapar och underhåller en tydlig kommunikationsplan.
- Etablerar standardiserade metoder för rapportering, eskalering av problem, förändringshantering och dokumentation.
- Skapar tidsplaner med tydliga aktiviteter, beroenden, deadlines och resurstilldelning (ofta med hjälp av verktyg som Gantt-diagram).
- Genomför noggrann resursplanering.
- Identifierar och hanterar risker proaktivt.
- Använder projektledningsverktyg effektivt.
- Säkerställer att all relevant projektinformation (planer, rapporter, beslut, kommunikation etc.) är välorganiserad och lättillgänglig.
- Genomför regelbundna uppföljningsmöten.
- Följer upp deadlines och aktiviteter noggrant.
- Hantera förändringar på ett strukturerat sätt.
Utbildad i projektledning blir bra på att leda
En bra projektledare har skaffat sig relevant projektledarutbildning. Det skapar en stabil och trygg miljö för teamet, vilket minskar stress och ökar effektiviteten. Genom hög kompetens, tydlig struktur och noggrann planering lägger den framgångsrika projektledaren grunden för ett lyckat projektgenomförande. Din förmåga att hålla ordning och kontroll gör att projektet har större chans att levereras i tid, inom budget och med önskad kvalitet.