Så kan AI underlätta din arbetsvardag
Hur många gånger om dagen kopierar du information från ett system till ett annat? Skickar ett mejl som egentligen skriver sig självt? Påminner någon om något som borde skötas automatiskt?
Den här kursen ger dig en tydlig bild av hur AI och automatisering kan underlätta i det dagliga arbetet. Vi jobbar praktiskt med verktyg som kan koppla ihop olika appar och tjänster (t.ex. Outlook, Excel, Teams) så att de kan prata med varandra automatiskt - helt utan kodning.
Du provar själv, ser verkliga exempel och går hem med konkreta idéer för din egen verksamhet.
Så här kan AI-automatisering effektivisera din arbetsdag:
- Effektivt dataflöde: AI flyttar automatiskt information mellan mejl, formulär och system. Du slipper dubbelarbete och minskar felmarginalen.
- Självgående administration: Bokningar, kalenderhantering och onboarding av anställda sköts per automatik för en proffsig och konsekvent upplevelse.
- Smart prioritering av kommunikation: AI sorterar, kategoriserar och prioriterar din inkorg och dina supportärenden så att du kan fokusera på det viktigaste.
- Automatiska rapporter & mötesstöd: AI sammanställer beslutsunderlag från flera källor och sköter mötesanteckningar med färdiga att-göra-listor.
- Intelligent ekonomi- & dokumenthantering: Automatisk avläsning och arkivering av fakturor och kvitton ger snabbare flöden och bättre kontroll.
Kort sagt: AI tar hand om de repetitiva stegen så att du kan fokusera på analys och värdeskapande arbete.
Dag 1 – Vad är AI och hur använder jag det bäst?
Första kursdagen ger dig en samlad bild av de vanligaste typerna av AI-verktyg och hur de skiljer sig åt. Under dagen arbetar vi praktiskt med ett kurscase, en typisk administrativ process, och visar vad som fungerar (och inte fungerar) att göra med de olika verktygen.
1. Navigera bland AI-verktygen Vad är egentligen skillnaden mellan chatbotar, AI-assistenter, automatisering och AI-agenter? Vi reder ut deras respektive styrkor och när det är rätt att använda vad.
2. Prompta smart Vi tittar på hur verktyg som ChatGPT, Claude, Copilot och liknande kan användas i det dagliga arbetet. Du får öva på att formulera instruktioner som ger bra resultat och får förståelse kring hur viktigt det är att ge AI rätt input.
3. Ta hjälp av personliga AI-assistenter Genom att konfigurera AI för just dina behov kan du ytterligare öka effektiviteten. Du testar att bygga en enkel personlig assistent i ditt AI-verktyg och ser direkt skillnaden.
4. Säkerhet och GDPR En vanlig oro kring AI handlar om informationssäkerhet och regulatoriska krav. Här spaltar vi upp vad som gäller och tar fram en konkret checklista kring frågorna.
Dag 2 – Automatisering, så fungerar det
Att ta AI till nästa nivå handlar ofta om att bygga automatiska flöden som jobbar oberoende av dig. Här får du prova på i praktiken, på ett enkelt och konkret sätt.
5. Din första digitala kollega. Vi använder kurscaset för att tillsammans bygga ett flöde i automatiseringsverktyget Make. Detta kräver ingen kodning och du kan välja hur mycket eller lite du gör själv – hur som helst kommer du få en förståelse för hur automatisering fungerar. Flödet går även att bygga i Power Automate och du som har ett Microsoft 365-abonnemang kommer få möjlighet att testa detta.
6. Vad vill jag automatisera? Du kartlägger din egen arbetsdag och identifierar konkreta processer som skulle kunna automatiseras. Vad är mest tidskrävande? Vad är mest repetitivt? Du lämnar övningen med en lista att ta med hem.
7. Spara tid med AI-beslutsstöd. Vi förklarar begreppet AI-agent och tittar på hur Make-flödet kan förbättras genom att lägga till en AI-modul som avgör om ett ärende är brådskande eller inte.
8. Nästa steg – hur går jag vidare? Vilken typ av AI-verktyg skulle ge effekt i din organisation och hur kommer du vidare? Delar av kursen kommer du kunna testa direkt i vardagen medan annat kan vara mer krävande att införa, i båda fallen kommer du ha en bra grund för att få ut det mesta av AI och automatisering.
Efter kursen kan du:
• Förstå skillnaden mellan olika AI-verktyg, chatbotar och AI-agenter och välja rätt verktyg för rätt situation
• Lära dig att använda verktyg som automatiserar olika delar av dina arbetsuppgifter
• Förstå hur ett automatiserat flöde fungerar och vad det kräver
• Peka ut konkreta processer i din organisation som passar för automatisering
• Använda AI-assistenter för att effektivisera ditt dagliga arbete
• Vad som krävs för att komma vidare – oavsett om du gör det själv eller tar hjälp av någon annan
Konkreta exempel på automatisering med AI
Här är exempel på vardagsuppgifter som kan snabbas upp och kvalitetssäkras med hjälp av automatisering och AI:
Automatisk hantering av inkommande information - istället för att kopiera information från olika formulär, dokument och mejl mellan system gör AI jobbet åt dig. Informationen sparas i rätt system, ett ärende kan skapas, motparten kan få ett automatiskt svar, ansvarig person notifieras osv. Resultatet blir att du slipper dubbelarbete, det blir färre fel och snabbare handläggning.
Faktura- och kvittohantering - AI läser av inkommande fakturor, tolkar leverantör, summa och datum, skickar till rätt person för godkännande och sparar i rätt mapp/system. Du får mindre manuellt registreringsarbete, snabbare ekonomiflöde och bättre ordning.
Bokningar och kalenderadministration - när någon bokar ett möte skapar AI en kalenderbokning, en Teams-länk genereras och en bekräftelse skickas. Påminnelser går ut automatiskt. Detta sparar dig mycket tid och ger en professionell bokningsupplevelse.
AI-sortering av supportärenden - när ett supportmejl kommer in kan AI avgöra vilken typ av ärende det är, prioritera brådskande frågor, skicka vidare till rätt person och kan föreslå standardsvar. Detta ger kortare svarstider, mindre manuellt sorteringsarbete och jämnare service.
AI sorterar och prioriterar mejl - idag lägger många mycket av sin tid på att läsa och prioritera inkommande mejl. Automatisering med hjälp av AI kan hjälpa dig med att analysera innehållet i mejlet, avgöra om det är brådskande och kategorisera det. Resultatet blir tidsbesparing, färre missade viktiga ärenden och snabbare beslut.
Automatiska rapporter - idag görs sammanställningar av olika slag ofta manuellt i Excel och PowerPoint. AI kan hämta data från CRM-system, ekonomisystem, projektverktyg m fl och sammanfatta de viktigaste uppgifterna, avvikelserna eller statusen. Du kan bestämma att en färdig rapport skickas t ex varje fredag. På detta sätt blir rapporterna mer konsekventa och du kan fokusera på analys istället för administration.
Automatiserad onboarding av nyanställda - när någon anställs är det många detaljer som ska falla på plats. Automatisering med AI kan göra så att ett konto skapas, ett välkomstmejl skickas, en checklista för ansvarig chef skapas och ett introduktionsmöte bokas in. Detta ger en professionell onboarding med färre manuella steg och mindre risk för missar.
AI-assistent för mötesanteckningar - efter ett teams-möte kan AI sammanfatta mötet, identifiera beslut, lista action points och skickar uppgifter till rätt personer. Detta medför kortare administration efter möten, tydligare ansvar och snabbare uppföljning.
För vem är utbildningen?
Den passar dig som vill ta reda på hur du kan ta hjälp av AI för att effektivisera och ibland helt ta bort ta bort rutinuppgifter. Du kan t ex:
- jobba administrativt, med ekonomi, HR, kundservice, kommunikation eller liknande
- vara t ex administrativ chef, ekonomichef, enhetschef eller HR-chef och vill förstå vad som är möjligt att automatisera i din organisation
- vara trött på att klippa och klistra mellan system och undrar om det finns ett bättre sätt
- vill förstå vad AI-tekniken faktiskt kan hjälpa dig med i praktiken