Steg-för-steg-guide för projektledaren
Dagens näringsliv är mycket dynamiskt till sin karaktär, vilket innebär många utmaningar för projektledaren. Här har vi sammanställt en checklista som förhoppningsvis kan ge lite vägledning. Om du vill lära dig mer är vår projektledarutbildning en bra investering. Den gör dig väl förberedd för rollen och hjälper dig att övervinna hinder som kan uppstå.
1. Planera och håll ordning
Projektledaren är den som ska hålla ordning i projektet och få projektets medlemmar att följa projektplanen. Du ska hålla ihop helheten och använda dig av dynamiken i ditt projektteam. När allt rullar på är det enkelt och du behöver bara styra skutan i rätt riktning. Men ibland innebär det att du måste leda projektet framåt, samtidigt som du hanterar konflikter eller meningsskiljaktigheter i teamet. Då gäller det att du har rätt verktyg att plocka fram. Helst ska detta göras så snabbt som möjligt för att minimera risken för ett misslyckande.
2. Bygg upp din styrka som projektledare
Att leda ett projekt innebär att du är den sammanhållande länken i en kedja bestående av gruppmedlemmarna, beställaren och omvärlden. Belastningen kommer alltid att vara störst på dig och det gäller att du byggt upp den styrka som du kommer att behöva när tyngden ökar. Det underlättar projektets genomförande och sparar dig mycket tid, kraft och bekymmer. Du slipper falla i de vanligaste fallgroparna och är förberedd på hindren när de dyker upp.
3. Möt motstånden med rätt medel
Hoten mot projektets framgång finns både inom projektet och utanför. Gruppen som ska utföra arbetet utsätts för ständiga prövningar i form av tidsbrist, oklara roller och snedvridning av målet. Omvärldens oförutsägbarhet och plötsliga omsvängningar påverkar projektets verkställighet liksom beställarens tydlighet och kunskap. I checklistan för projektledaren ingår därför att du behöver skaffa dig metoder för att hantera konflikter, osämja, konkurrens och yttre påverkan.
4. Sätt gränser för projektet
Det finns gott om hot som ett projekt har att övervinna och ett av dem är oklar gränsdragning. För att du som projektledare ska kunna leda gruppen mot målet behöver du klargöra ramarna. Ditt uppdrag är att fastställa och tydligt avgränsa målet med projektet. Här har du en viktig roll som kravställare på beställaren och tillse att denne mycket noga har definierat vad arbetet ska leda fram till.
Sopa bort tvivel
Det ska inte råda några tvivel om vad slutprodukten ska bli. Om du tycker att arbetet inte är tillräckligt avgränsat och syftet är oklart måste du be om förtydliganden. Om du inte gör det kommer resultatet av projektet inte att tillfredsställa beställaren, hur bra arbetet än är utfört. Det här är en process som kan ta tid, men du har igen det senare när projektet är i gång.
5. Använd gruppens dynamik
Om du går en projektledarutbildning ingår alltid ett avsnitt om gruppdynamik och konsten att få ett team att samverka på bästa sätt. Det är viktigt att du får alla att dra åt samma håll. I din åtgärdslista ingår att du stämmer av att alla vet vad som är målet och att rollerna mellan gruppmedlemmarna är bestämda i förväg.
Ta inget för givet
Ett gott råd är att inte ta något för givet. Även om det är solklart för dig vilken roll en enskild gruppmedlem har, är det inte säkert att denne eller den övriga gruppen har samma uppfattning. Om du märker att någon avviker från er utstakade kurs, ta tag i detta genast. Samla gruppen och gå igenom era mål. Gör detta hellre en gång för mycket än en gång för lite.