Första linjens chefer, såsom teamledare och arbetsledare, har en av de mest komplexa rollerna i en organisation. De fungerar som den centrala länken mellan ledningens visioner och medarbetarnas dagliga verklighet. Hur gör du för att leda som första linjens chef?
Första linjens chefsroll – en nyckelposition i organisationen
Ditt ansvar är ofta uppdelat i flera olika områden. Gemensamt är att du arbetar operativt och ska se till att arbetet flyter. Du är den chef som har närmast kontakt med de som faktiskt utför jobbet. Har du rätt kunskaper? Vår utbildning Ny som chef tar upp dedelar som ingår i ditt dagliga arbete, t ex:
- Operativ ledning. Det medför att du ser till att den dagliga produktionen rullar på. Det handlar om att fördela arbetsuppgifter, hantera tillgänlgia resurser, övervaka kvalitet samt lösa akuta problem som kan uppstå.
- Personalledning. I ditt ledarskap som första linjechefen ska du leda och motivera dina medarbetare. Du ska genomföra utvecklingssamtal, ge löpande feedback och forma en bra arbetsmiljö. I arbetet ingår även att hantera allt från schemaläggning till rekrytering och introduktion av nya kollegor.
- Kommunikation. Som chef närmast medarbetarna är du en viktig kanal för information, både till teamet och till ledningen. Du ska förmedla övergripande beslut, rapportera resultat och problem till dina överordnade samt tolka och implementera företagets policyer.
En konkret ledarskapsutbildning behövs
Med tanke på att din roll som chef på direkt operativ nivå är både pressad och bred, behöver en ledarskapskurs vara mycket praktiskt inriktad. Den ska ge konkreta verktyg för att täcka in det du behöver för att leda i den dagliga verksamheten.
Här är några av de viktigaste områdena som en sådan utbildning bör täcka in:
Praktisk konflikthantering
Som första linjens chef stöter du ofta på konflikter. På ditt bord ligger att lösa oenigheter mellan medarbetare, med kunder eller kring arbetsfördelning. Utbildningen du behöver måste ge metoder för att tidigt kunna identifiera konflikten. Den ska innehålla modeller för att medla och förebygga konflikter innan de eskalerar.
Kommunikation på flera nivåer
Chefen närmast medarbetarna behöver vara en skicklig kommunikatör. Alla chefer behöver ha denna kunskap, men för dig är den avgörande för att nå framgång i ditt ledarskap. Förstalinjechefen måste både kunna rapportera på ett strukturerat sätt till sina överordnade, och pedagogiskt förklara beslut och förändringar för sina medarbetare. Förmågan att anpassa budskapet efter mottagaren är här centralt.
Prestationshantering och coaching
Som första linjens chef är du ansvarig för det operativa resultatet. Det medför att du behöver lära dig att sätta tydliga mål, ge regelbunden uppföljning och coacha medarbetare till ständig förbättring. En viktig del är också att kunna hantera de som underpresterar på ett konstruktivt sätt.
Stresshantering och prioritering för chefen på golvet
I en chefsroll med högt tempo är det viktigt att du som leder det dagliga arbetet kan hantera din egen stress. Du behöver även hjälpa teamet med deras pressade tillvaro. En utbildning bör därför ge verktyg för att prioritera mellan akuta och viktiga uppgifter samt ge riktlinjer för att kunna fatta snabba beslut under press.
Grundläggande kunskaper i arbetsrätten underlättar
En första linjens chef har sällan en HR-bakgrund. Det innebär att du behöver skaffa dig praktisk kunskap om till exempel anställningsrätt, arbetsmiljöansvar och hur personalärenden ska hanteras korrekt. Du behöver också veta hur du hanterar frånvaro, rehabilitering och i vissa fall disciplinära åtgärder. Vår basutbildning för nya chefer innehåller baskunskaper inom arbetsrätten.
Att leda i förändring vanligt för första linjens chef
Beslut från ledningen måste ofta implementeras av första linjens chefer. Du behöver därför skaffa dig kunskap om hur du kommunicerar förändringar på ett konstruktivt sätt. Det finns metoder som lättare skapar acceptans för förändringar och som visar hur du hanterar eventuellt motstånd. Som vanligt för dig som är den operativa chefen är praktiska kunskaper viktiga.
Metoder som fungerar i praktiken är nödvändiga
När du utbildar dig är det bra om kursen innehåller exempel från verkliga situationer. Övningarna bör kunna omsättas direkt i det dagliga arbetet. Första linjens chefer har sällan tid för teoretiska utsvävningar; de behöver effektiva metoder de kan använda redan på måndag morgon.
Skillnaden mellan en första linjens chef och en chef högre upp
Den främsta skillnaden mellan en chef i första linjen och en chef högre upp i hierarkin handlar om fokusområde och perspektiv. Du som är operativt ansvarig behöver ha ett mer dagligt fokus är till exempel en mellanchef eller strategisk chef.
Chefen närmast medarbetarna utövar det operativa ledarskapet
Den första linjens chefen har ett nära och dagligt fokus på verksamheten. Ditt ansvarsområde är främst operativt. Du är den person som direkt hanterar teamets dagliga utmaningar. Du jobbar med snabb feedback och ser till att de operativa målen blir nådda. Ditt perspektiv är något kortare än för en chef högre upp. Du behöver titta på den närmaste veckan, månaden eller kvartalet.
Du är länken uppåt
Som den direkta chefen är du en viktig länk mellan medarbetarna och ledningen. När du leder handlar det främst om att fördela arbetsuppgifter, hantera scheman och se till att rätt personal finns tillgängliga. En mellanchef, t ex, jobbar mer med övergripande frågor, såsom att se till att alla teams arbete bidrar till organisationens övergripande mål.
En närvarande chef som löser problem
Du behöver dagligen kunna lösa problem i realtid. Första linjens chef är den som först upptäcker och hanterar problem, vare sig det handlar om tekniska fel, konflikter mellan kollegor eller kundklagomål. En chef högre upp i hierarkin har ett helt annat fokus. Deras ansvarsområde är mer strategiskt och långsiktigt. De hanterar inte den dagliga driften i detalj, utan leder andra chefer och har ett bredare perspektiv.
Du är här och nu
Kort sagt, den operativa chefen hanterar uppgifter som sker i detta nu. Högre chefer har ett fokus på hur organisationen ska jobba framåt och har siktet inställt på framtiden. Båda rollerna är avgörande för en organisations framgång, men de kräver helt olika kompetenser.