Att lyckas som samordnare - utan att vara chef
Först och främst; boka in dig till en utbildning i att leda utan att vara chef. Det kommer att göra din första tid enklare, när du ska leda och samordna utan att vara chef. Då kommer ditt arbete som samordnare för ett team att präglas av tydlighet, struktur och god kommunikation.
Inte personalansvar - men ett viktigt jobb
Du har inte personalansvar, men du har ett viktigt uppdrag. Du ska se till att arbetet blir gjort på rätt sätt och i rätt tid. För att lyckas behöver du skapa förtroende, bygga struktur och leda genom inflytande och pondus, snarare än via formell makt.
Att leda och samordna utan att vara chef kräver mandat
Något av det första du behöver göra är att klargöra din roll och ditt mandat. Du behöver vara tydlig med vad du ansvarar för och vad du inte ansvarar för. Förklara för teamet att du inte är chef, men att du har ansvar för att samordna arbetet och skapa ordning. Förankra detta hos din chef så att ni har samma bild av uppdraget. Be gärna om en skriftlig rollbeskrivning som du kan hänvisa till.
Så kan du förklara din roll som samordnare för teamet
När du presenterar din roll för teamet, betona att du är där för att underlätta deras arbete och skapa tydlighet, inte för att kontrollera. Du kan säga något i stil med att du kommer att samordna era uppgifter så att vi tillsammans når våra mål på ett smidigt sätt. Förklara tydligt att du inte är chef, men att du finns här för att underlätta, skapa struktur och se till att alla har tydlighet kring vem som gör vad och när.
Hitta strukturen för att samordna arbetsuppgifter
Nästa steg är att skapa struktur och transparens. Ett team fungerar bäst när alla vet vad som ska göras, av vem och när. Använd gemensamma verktyg som projektplaner eller digitala plattformar där uppgifter, deadlines och ansvar är synliga för alla. Var konkret med tidsramar. Säg till exempel: “Rapporten ska vara klar senast fredag kl. 15” istället för “så snart som möjligt”. Ha regelbundna avstämningar, gärna korta möten varje vecka, för att följa upp status och upptäcka hinder i tid.
Att samordna som ledare men inte chef bygger på kommunikation
Kommunikation är det viktigaste redskapet i din verktygslåda. Eftersom du inte har formell makt behöver du skapa samarbete genom dialog. Använd inkluderande språk som “Hur kan vi lösa detta?” istället för “Du måste fixa det här”. Var lösningsorienterad och fokusera på hur ni kan komma vidare, inte på vem som gjort fel. Lyssna aktivt och visa att du förstår teamets utmaningar. Det bygger förtroende och gör att människor blir mer benägna att samarbeta.
Ledarskap och samordning utan chefskap men med relationer
Relationer är grunden för ett välfungerande team. Lär känna dina kollegor. Vad motiverar dem, vilka styrkor har de och hur föredrar de att arbeta? Var rättvis och konsekvent i ditt bemötande och undvik att favorisera någon. Ge beröm när saker fungerar bra. Även små uppskattningar kan ha stor effekt på motivationen.
Lös problemen snabbt
Konflikter och hinder är oundvikliga, men de behöver hanteras tidigt och professionellt. Om någon inte levererar, ta ett privat samtal och fråga vad som hindrar dem. Håll fokus på uppgiften, inte personen. Om problemet kvarstår, informera din chef på ett sakligt sätt utan dramatik.
Utveckla ditt samordningsansvar utan formell makt
Att leda och samordna utan att vara chef handlar om att inspirera, skapa ordning och tydlighet. När du är konsekvent och trygg i din kommunikation får du naturlig auktoritet. Lär dig så mycket du kan om ledarskap genom inflytande eller faciliterande ledarskap. Detta är metoder som är särskilt användbara i din roll.