Att-göra-lista för dig som leder en grupp
Denna checklista är utformad för dig som leder ett team utan att vara formell chef. Det är en roll som kräver särskild skicklighet. Att leda utan att vara chef innebär att du måste uppnå resultat genom inflytande och förtroende, snarare än auktoritet. Som den naturliga teamledaren har du ett stort ansvar, med många olika delar. Det är därför vi tagit fram denna allmänna checklista, som en hjälp i ditt dagliga arbete.
Checklistans struktur
Checklistan är strukturerad för att hjälpa dig genom din arbetsdag. Fokus ligger på tre kärnområden:
- Att få jobbet gjort med rätt kvalitet, i rätt tid och inom budget
- Teamledarskap inklusive motivation, kommunikation och samarbete
- Gruppdynamik och relationer, vilket handlar om roller i gruppen, förtroendeskapande, lösa konflikter mm.
Så använder du listan
Eftersom du leder utan formell position bygger många punkter i checklistan på hur du skapar genom kompetens och tillgänglighet. Använd listan som en guide, men anpassa den efter ditt teams specifika behov och kulturen i din organisation.
Punkt 1 - deadlines
Börja med att gå igenom dagens att-göra-lista och rangordna efter vad som är viktigt. Notera deadlines som måste nås. Finns det några hinder från att nå dagens mål, i form av flaskhalsar eller risker? Vilka teammedlemmar måste du kontakta för att stämma av arbetsuppgifterna med?
Punkt 2 - prioritering
Gör en dagsplan över vilka uppgifter som ska göras och i vilken ordning de ska ske. Prioritera bland dem och var realistisk. Hinner ni med allt? Måste något skjutas framåt? Finns rätt resurser tillgängliga? Ibland är man beroende av att andra grupper utfört sitt jobb, innan ni kan göra ert. Kontrollera att stegen före är utförda.
Punkt 3 - att leda utan att vara chef
Nu är det dag att checka in med teamet. Ta reda på hur alla mår och kontrollera om det finns något hos gruppen som utgör ett hinder. Därefter är det viktigt att du ger tydliga direktiv för dagen. Kommunicera arbetsuppgifterna så att alla vet vad de ska fokusera på.
Att vara tillgänglig som ledare
Under dagen behöver du vara tillgänglig och visa att du finns där vid frågor och stöttning. Lyssna aktivt på ditt team. Var uppmärksam på signaler om stress eller förvirring. Uppmuntra teamet genom att erkänna framsteg och ge positiv förstärkning.
Individuellt stöd
Ibland kan en gruppmedlem behöva extra stöd eller vägledning för dagen. Det kan vara en helt ny uppgift som ska utföras, eller att ett nytt ansvar ska tilldelas någon. Anpassa din kommunikation för att passa den enskilda personen. Hjälp individerna att hitta egna lösningar på sina utmaningar. Se även över om uppgifterna är delegerade på ett sätt som matchar varje persons kompetens och kapacitet.
Punkt 4 - bygg relationer utan formell makt
En viktig del av checklistan handlar om att stämma av relationerna, både mellan dig och gruppen och inbördes bland dess medlemmar. För att bygga förtroende är det viktigt att du håller vad du lovar och är transparent. Du ska visa teamet att ditt ledarskap skapar värde för dem. Det är du som hjälper dem att lyckas med sina uppgifter. Kom ihåg att söka feedback från teamet och involvera dem i beslut som påverkar deras arbete. Om konflikter uppstår är det viktigt att du tar tag i spänningar innan de eskalerar. Du behöver nätverka och underhålla dina relationer med andra avdelningar och funktioner inom organisationen.
Punkt 5 - löpande uppföljning
Under dagen behöver du kontinuerligt göra avstämningar. Håller arbetet måttet och lever vi upp till våra standarder? Kontrollera att arbetet framskrider enligt plan och mot dagens mål. Undersök om det finns några nya risker som kan hota tidsplanen eller budgeten. Tänk på att du även kan behöva kommunicera uppåt och uppdatera ledningen. Det kan handla om både bakslag och framsteg. Se till att alla viktiga beslut och framsteg är ordentligt dokumenterade.
Punkt 6 - dagavslut
Avsluta dagen med att utvärdera vad som gick bra och vad som kan bli bättre. Ta en stund till att grovplanera för morgondagen. Identifiera de viktigaste sakerna att fokusera på då. Se till att kommunicera aktuell status till relevanta parter. Var tydlig och informera om såväl framsteg som utmaningar. Kontrollera om det finns något som behöver följas upp i teamet. Avsätt även tid för egen reflektion, där du funderar över hur ditt ledarskap har fungerat och vad du lärt dig.