Tips inför medarbetarsamtalet

Medarbetarsamtalet är ett tillfälle för givande kommunikation med medarbetaren - om du vet hur du ska göra

Utvecklingssamtal

Utbildning i chefssamtal

Om du vill utbilda dig i medarbetarsamtal och svåra samtal rekommenderar vi utbildningen Chefens samtal. Det är en effektiv ledarskapsutbildning för chefer, där lär du dig om såväl utvecklingssamtal som jobbiga samtal.

Medarbetarsamtalet är ett djupare samtal mellan chef och medarbetare

Ett medarbetarsamtal är ett planerat och förberett personligt samtal mellan chef och medarbetare. Samtalet ska vara både tillbakablickande på året som gått och framåtsyftande mot nya mål. I samtalet tar chef och medarbetare upp frågor som rör mål för arbetet, arbetsförmåga, arbetsresultat, arbetsmiljö och personlig utveckling. Utvecklingssamtalen med personalen är djupare och mer strukturerade än vardagliga samtal. Detta eftersom de berör hela arbetssituationen. Grunden för samtalet är den dialog kring arbetet som finns mellan chef och medarbetare i det dagliga arbetet. Genom medarbetarsamtalen kan chefen också få en helhetsbild av hur det är på arbetsplatsen.

Några råd inför medarbetarsamtalet

Samtalet med medarbetaren bör ske under ostörda förhållanden och helst på en neutral plats. Det är viktigt att du avsätter tillräckligt med tid, så att ni verkligen hinner med hela rsamtalet. Andra viktiga råd inför medarbetarsamtalet är att ta gemensamt ansvar för det som sägs. Ta er tid och lyssna på varandra och ge sedan varandra återkoppling på hur ni upplevde samtalet. Var ärlig och ge tips på eventuella förbättringar.

Förberedelse för dig som är chef

Före samtalet är det viktigt att du förbereder dig ordentligt. Tänk igenom några frågeställningar som du gärna vill ha svar på under medarbetarsamtalet. Här är några exempel på frågor det är bra att ställa till dig själv före ni har mötet:

  • Vilka insatser hos medarbetaren är du som chef nöjd med/inte nöjd med?
  • Hur tror du att du uppfattas som chef?
  • Tar du vara på din medarbetares resurser?
  • Lyssnar du tillräckligt på din medarbetare?
  • För du en dialog med din medarbetare?
  • Kan du ge/ta emot beröm och konstruktiv kritik?
  • Har din medarbetare förtroende för dig?
  • Vilka planer finns för framtiden som rör medarbetaren? T ex förändring av verksamheten, arbetsuppgifter mm
  • Vilka mål bör sättas upp för verksamheten det närmaste året? Vilka av dessa mål berör medarbetaren?

Rubriker som underlag för samtalet

Gör i ordning rubriker inför samtalet i förväg. De är avsedda som ett stöd och hjälper dig även att förbereda dig inför samtalet. Du ska välja rubriker som känns relevanta för dig. Exempel på rubriker kan vara:

  • Året som gått
  • Samarbetet med andra
  • Ledarskapet
  • Arbetsmiljön
  • Ansvar och inflytande
  • Personlig utveckling
  • Privatliv kontra arbetsliv
  • Framtiden

Frågetställningar per rubrik

När du arbetat fram ett antal rubriker som du vill ta upp är det dags att formulera ett antal frågor per rubrik. Frågorna ska ta upp de bitar som är viktiga för dig att få belysta och diskuterade under medarbetarsamtalet. Några exempel kan vara:

Om året som passerat

  • Börja varje samtal med en uppföljning av det ni kom överens om i förgående samtal
  • Hur har arbetssituationen varit under året?
  • Vilka mål finns för arbetet? Hur har målen blivit uppfyllda?
  • Vilka mål har kunnat bli förverkligade? Vilka har inte blivit det? Varför?
  • Vilka krav ställer arbetet och hur har du uppfyllt dem?
  • Hur är graden av självständighet, ansvar och initiativtagande?
  • Vad är du bra/mindre bra på?
  • Vilka insatser är du själv nöjd med/mindre nöjd med?
  • Finns det arbetsuppgifter som du känner dig osäker på?
  • Känner du att du får använda dina kunskaper och din kompetens?

Om samarbetet med andra i organisationen

  • Hur bidrar du som medarbetare till ett bra samarbete på arbetsplatsen?
  • Finns det någon konflikt som du känner dig berörd av?
  • Hur tycker du att samarbetet fungerar med arbetskamrater och med mig som chef?
  • Hur upplever du dig själv i arbetsgruppen?
  • Hur tror du att kollegor och arbetskamrater uppfattar dig?
  • Är du nöjd med samarbetet med kollegor, arbetskamrater och mig som chef?

Ledarskapet - hur har jag varit som chef?

  • Lyssnar jag på synpunkter och förslag som du framför?
  • Får du återkoppling på utfört arbete; från mig, från kollegor eller från andra?
  • Har du tillgång till den information du behöver för arbetet?
  • Vad vill du ärligt och uppriktigt säga om mig som chef?

Frågor om arbetsmiljön

  • Hur upplever du klimatet på din arbetsplats?
  • Finns det förhållanden i arbetsmiljön som du skulle vilja ändra på?
  • Finns det risker eller olägenheter som kan påverka den psykiska eller fysiska hälsan?

Ditt ansvar och inflytande

  • Är du nöjd med det ansvar och den frihet du har i ditt arbete?
  • Har du tillräckligt med befogenheter för att ditt arbete ska fungera bra?
  • Har du tillfälle att delta i diskussioner och beslut som rör dina arbetsuppgifter?

Din personliga utveckling

  • Får du utlopp för dina behov av personlig utveckling?
  • Vilka önskemål har du när det gäller utveckling?
  • Behöver du utveckla din kompetens inom något område?
  • Vilka utbildningar behöver du gå?
  • Hur ligger du till i din utbildningsplan?

Balans mellan privatliv och arbetsliv

  • Finns det något i ditt privatliv som är relaterat till arbetet och som du vill ta upp?
  • Påverkar ditt arbete ditt privatliv på något sätt?
  • Har du en bra balans mellan privatliv och arbetsliv?
  • Finns det något du vill justera? Arbetstid? Arbetssätt?

Hur ser du på framtiden?

  • Vilka mål vill du sätta för ditt arbete det närmaste året?
  • Hur ser du på din roll i framtiden?
  • Är det något du vill förändra i ditt arbete framöver?

Att avsluta medarbetarsamtalet

Ni bör avsluta utvecklingssamtalet med att ni gemensamt sammanfattar vad ni kommit fram till. Skriv ner sammanfattningen och skriv under den båda två. Boka en tid för uppföljning om ni behöver det. Annars bokar ni redan nu in en tid för nytt medarbetarsamtal om ett år. Ni kan uppleva att det är för tidigt att boka in nästa möte redan nu, men tiden går fort. Ni är troligtvis båda mycket upptagna. Genom att ha en tid inbokad vet ni att nästa utvecklingssamtal kommer att bli av. Det ger en tyngd till samtalet och visar att det är viktigt.

Så här säger våra kursdeltagare: