Tips inför medarbetarsamtalet

Medarbetarsamtalet är ett djupare samtal mellan chef och medarbetare

Ett medarbetarsamtal är ett planerat och förberett personligt samtal mellan chef och medarbetare. Samtalet ska vara både tillbakablickande på året som gått och framåtsyftande mot nya mål. I samtalet tar chef och medarbetare upp frågor som rör mål för arbetet, arbetsförmåga, arbetsresultat, arbetsmiljö och personlig utveckling. Utvecklingssamtalen med personalen är djupare och mer strukturerade än vardagliga samtal. Detta eftersom de berör hela arbetssituationen. Grunden för samtalet är den dialog kring arbetet som finns mellan chef och medarbetare i det dagliga arbetet. Genom medarbetarsamtalen kan chefen också få en helhetsbild av hur det är på arbetsplatsen.

Några råd inför medarbetarsamtalet

Samtalet med medarbetaren bör ske under ostörda förhållanden och helst på en neutral plats. Det är viktigt att du avsätter tillräckligt med tid, så att ni verkligen hinner med hela rsamtalet. Andra viktiga råd inför medarbetarsamtalet är att ta gemensamt ansvar för det som sägs. Ta er tid och lyssna på varandra och ge sedan varandra återkoppling på hur ni upplevde samtalet. Var ärlig och ge tips på eventuella förbättringar.

Förberedelse för dig som är chef

Före samtalet är det viktigt att du förbereder dig ordentligt. Tänk igenom några frågeställningar som du gärna vill ha svar på under medarbetarsamtalet. Här är några exempel på frågor det är bra att ställa till dig själv före ni har mötet:

• Vilka insatser hos medarbetaren är du som chef nöjd med/inte nöjd med?
• Hur tror du att du uppfattas som chef?
• Tar du vara på din medarbetares resurser?
• Lyssnar du tillräckligt på din medarbetare?
• För du en dialog med din medarbetare?
• Kan du ge/ta emot beröm och konstruktiv kritik?
• Har din medarbetare förtroende för dig?
• Vilka planer finns för framtiden som rör medarbetaren? T ex förändring av verksamheten, arbetsuppgifter mm
• Vilka mål bör sättas upp för verksamheten det närmaste året? Vilka av dessa mål berör medarbetaren?

Rubriker som underlag för samtalet

Gör i ordning rubriker inför samtalet i förväg. De är avsedda som ett stöd och hjälper dig även att förbereda dig inför samtalet. Du ska välja rubriker som känns relevanta för dig. Exempel på rubriker kan vara:

• Året som gått
• Samarbetet med andra
• Ledarskapet
• Arbetsmiljön
• Ansvar och inflytande
• Personlig utveckling
• Privatliv kontra arbetsliv
• Framtiden

Frågetställningar per rubrik

När du arbetat fram ett antal rubriker som du vill ta upp är det dags att formulera ett antal frågor per rubrik. Frågorna ska ta upp de bitar som är viktiga för dig att få belysta och diskuterade under medarbetarsamtalet. Några exempel kan vara:

Om året som passerat

• Börja varje samtal med en uppföljning av det ni kom överens om i förgående samtal
• Hur har arbetssituationen varit under året?
• Vilka mål finns för arbetet? Hur har målen blivit uppfyllda?
• Vilka mål har kunnat bli förverkligade? Vilka har inte blivit det? Varför?
• Vilka krav ställer arbetet och hur har du uppfyllt dem?
• Hur är graden av självständighet, ansvar och initiativtagande?
• Vad är du bra/mindre bra på?
• Vilka insatser är du själv nöjd med/mindre nöjd med?
• Finns det arbetsuppgifter som du känner dig osäker på?
• Känner du att du får använda dina kunskaper och din kompetens?

Om samarbetet med andra i organisationen

• Hur bidrar du som medarbetare till ett bra samarbete på arbetsplatsen?
• Finns det någon konflikt som du känner dig berörd av?
• Hur tycker du att samarbetet fungerar med arbetskamrater och med mig som chef?
• Hur upplever du dig själv i arbetsgruppen?
• Hur tror du att kollegor och arbetskamrater uppfattar dig?
• Är du nöjd med samarbetet med kollegor, arbetskamrater och mig som chef?

Ledarskapet - hur har jag varit som chef?

• Lyssnar jag på synpunkter och förslag som du framför?
• Får du återkoppling på utfört arbete; från mig, från kollegor eller från andra?
• Har du tillgång till den information du behöver för arbetet?
• Vad vill du ärligt och uppriktigt säga om mig som chef?

Frågor om arbetsmiljön

• Hur upplever du klimatet på din arbetsplats?
• Finns det förhållanden i arbetsmiljön som du skulle vilja ändra på?
• Finns det risker eller olägenheter som kan påverka den psykiska eller fysiska hälsan?

Ditt ansvar och inflytande

• Är du nöjd med det ansvar och den frihet du har i ditt arbete?
• Har du tillräckligt med befogenheter för att ditt arbete ska fungera bra?
• Har du tillfälle att delta i diskussioner och beslut som rör dina arbetsuppgifter?

Din personliga utveckling

• Får du utlopp för dina behov av personlig utveckling?
• Vilka önskemål har du när det gäller utveckling?
• Behöver du utveckla din kompetens inom något område?
• Vilka utbildningar behöver du gå?
• Hur ligger du till i din utbildningsplan?

Balans mellan privatliv och arbetsliv

• Finns det något i ditt privatliv som är relaterat till arbetet och som du vill ta upp?
• Påverkar ditt arbete ditt privatliv på något sätt?
• Har du en bra balans mellan privatliv och arbetsliv?
• Finns det något du vill justera? Arbetstid? Arbetssätt?

Hur ser du på framtiden?

• Vilka mål vill du sätta för ditt arbete det närmaste året?
• Hur ser du på din roll i framtiden?
• Är det något du vill förändra i ditt arbete framöver?

Att avsluta medarbetarsamtalet

Ni bör avsluta utvecklingssamtalet med att ni gemensamt sammanfattar vad ni kommit fram till. Skriv ner sammanfattningen och skriv under den båda två. Boka en tid för uppföljning om ni behöver det. Annars bokar ni redan nu in en tid för nytt medarbetarsamtal om ett år. Ni kan uppleva att det är för tidigt att boka in nästa möte redan nu, men tiden går fort. Ni är troligtvis båda mycket upptagna. Genom att ha en tid inbokad vet ni att nästa utvecklingssamtal kommer att bli av. Det ger en tyngd till samtalet och visar att det är viktigt.

Medarbetarsamtal lär dig verktygen

En utbildning i ledarskap samtal innehåller ofta ett avsnitt om att genomföra effektiva medarbetarsamtal. Detta är viktiga lärdomar för dig som ledare och chef. Bredda din ledarskapsutveckling genom att lära dig hålla samtal som verkligen leder framåt. Utbildningen är en dag lång. Du som ledare och chef lär dig att utforma rätt samtalsverktyg och frågemetodik i dina blivande professionella samtal. Det innebär i praktiken att du får kunskaper som kommer att strukturera dina utvecklingssamtal bättre, hantera orimliga krav och göra dig bättre förberedd på svåra frågor. 

Din ledarutveckling

Se en utbildning i medarbetarsamtal som ett avsnitt i din egen ledarutveckling. Att genomföra effektiva, givande och strukturerade medarbetarsamtal är nämligen viktig inslag i ditt ledarskap. Bara att som ledare och chef hinna med att genomföra samtal med alla medarbetare är en svårighet i sig. Praktiska redskap, såsom checklistor och verktyg, samt metoder för att utvärdera prestation och kompetens ingår i utbildningen, vilket är praktiskt.

Konsten att planera medarbetarsamtal

Alla vet att tiden är en bristvara och tyvärr hoppar många över det oerhört viktiga steget att planera samtalen ordentligt. Detta gör då att själva medarbetarsamtalet ofta saknar struktur och blir rörigt och tar onödigt lång tid. Du har alltså allt att vinna på att lägga ner den tid som behövs för förberedelse och planläggning av samtalen. När grunden väl är lagd och strukturen framarbetad går den att applicera på alla samtal med de olika medarbetarna. Sättet att arbeta är detsamma, även om varje samtal kräver koppling till varje enskild individ.

Tips och mallar för medarbetarsamtal

Ta hjälp av de mallar som finns att tillgå som hjälper dig att få till en bra struktur både före, under och efter samtalet. Använd gärna en färdig mall och modifiera den så att den stämmer med era förutsättningar. Sänd ut den till medarbetaren i god tid före ert medarbetarsamtal, så att han eller hon har tid att skriva ner sina tankar och reflektioner. Ett bra sätt är att börja samtalet med att prata kring arbetet och företaget i stort. Försök få klart för dig om medarbetaren förstår företagets mål och utvecklingsplan och ta reda på om denne känner sig vara en del av detta. Går den enskildes egna mål att kombinera med företagets på ett bra sätt?

Kom ihåg utbildningsplanerna

Övergå sedan till detaljerna i medarbetarens arbetssituation; dennes arbetsuppgifter och arbetsbelastningen, kollegorna och samarbetet, arbetsmiljön och stressen och så vidare. Fråga vad medarbetaren tycker är särskilt bra och ta reda på vad som fungerar mindre bra. Finns det en utbildningsplan att följa upp så stäm då av att den anställde gått de utbildningar som blivit bestämda tidigare. Om inte, ta reda på varför. Berodde det på hög arbetsbelastning, för höga kostnader eller blev det bara inte av? Här bör det börja ringa varningsklockor om mönstret med uteblivna utbildningar återkommer. Risken är nämligen uppenbar att medarbetaren inte är tillräckligt engagerad för att förkovra sig, vilket bör tas på allvar.

Samtal över tiden

Glöm inte att under ert medarbetarsamtal behöver både dåtid, nutid och framtid diskuteras. Ni behöver samtala kring hur tiden sedan förra samtalet har varit, vilka mål som uppnåtts och hur du ser på medarbetarens prestationer så här långt. Likaså behöver den anställde förmedla hur han eller hon sett på ditt ledarskap, på företaget och på sina arbetsuppgifter. Försök att vara neutral i ditt mottagande av den anställdes åsikter, särskilt i fråga om synpunkter på dig som chef och ledare.

Individuell utvecklingsplan ingår i medarbetarsamtalet

En individuell utvecklingsplan är viktigt och avsluta därför ert medarbetarsamtal med att diskutera framtiden. Vilka är medarbetarens planer och vilka förväntningar har han eller hon på framtiden? Finns hinder för utveckling eller väntar en utmaning runt hörnet? Var noga med att säkerställa att medarbetarens kompetensutvecklingsbehov blir tillfredsställt genom ledarskapsutbildning eller annan utbildning inom dennes profession. Sammanställ gärna en utvecklingsplan och kom överens om hur och när ni ska följa upp denna.

Skapa dialog i medarbetarsamtalet

Efter att du gått en utbildning i att hålla medarbetarsamtal för ledare och chefer ökar dina chanser att få till en bra dialog med dina medarbetare. Att som ledare ha en god dialog med personalen är en nödvändighet. Detta utgör grunden både för att verksamheten ska fungera bra och för att de anställda ska känna trivsel och engagemang på arbetsplatsen. Kontinuitet är ett ledord i detta sammanhang, liksom en i förväg fastställd mall att gå efter.

Lär dig skapa en avslappnad stämning

Att förlägga utvecklingssamtalet till en annan plats än arbetsplatsen är ett välkänt knep, vilket du får tips om när du lär dig mer om medarbetarsamtal. När ni håller samtalet på neutral mark uppstår automatiskt en mer avslappnad stämning. En utbildad ledare känner till i vilken ordning medarbetarsamtalet ska ske. Att stämma av och följa upp punkter som överenskommits på förra samtalet är en god inledning på samtalet och ger dig som ledare en första vink om engagemang och vilja hos medarbetaren.

Öppna upp för kommunikation i medarbetarsamtalet

Under en utbildning i medarbetarsamtal får du lärdomar om vad du behöver vara observant på. Har ingenting eller bara lite blivit åtgärdat av sådant som rimligtvis borde ha blivit ordnat sedan ert senaste medarbetarsamtal? Då kan det vara en indikation på bristande intresse eller en alltför stor arbetsbörda. Här är det viktigt att du har ett öppet sinne. Ta inte för givet att det beror på ointresse. Om medarbetaren märker att du redan här har stängt dörren för en kommunikation om orsakerna, kommer resten av medarbetarsamtalet att blir påverkat av detta och det försämrar resultatet.

Få hjälp att förbättra medarbetarsamtalet

Med en kursdag i medarbetarsamtal i fickan kommer du väl förberedd till samtalen med din personal. Under kursen har du lärt dig att det är bra att hela tiden hålla i minnet varför ni har detta samtal. Du vet att syftet är att utveckla, förbättra och eventuellt förändra, inte att klanka ner eller visa ogillande. Självklart känner du även till att ett illa utfört arbete inte kan gå förbi utan kommentar. Men med dina kunskaper i att hålla medarbetarsamtal kommer insikten av att förstå att det är viktigt att komma fram till kärnan. Du måste ta reda på varför arbetet inte är rätt utfört.

Kunskaper ger konstruktiva samtal

Använd ert medarbetarsamtal på ett konstruktivt sätt. Det är steg ett av det du får lära dig av kursledaren under en utbildning i medarbetarsamtal. Utbildningsledaren lotsar dig genom detta och övriga steg som ger konstruktiva samtal. När du har kunskaperna i hur du genomför medarbetarsamtalet kan nödvändiga förändringar ske. Det är först när du har verktygen för att förstå, ta till dig och agera på signalerna från samtalet, som verklig utveckling kan ske.

Planering på utbildningens schema

På schemat under en lärodag i medarbetarsamtal står planering och förberedelse. Före ert samtal behöver du som ledare förbereda dig noga. Under utbildningen får du tips om vilka underlag som behöver tas fram. Du lär dig att det är viktigt att du även skickar underlaget till medarbetaren före mötet, så att han eller hon har möjlighet att kommentera och justera. Ett annat tips du får under utbildningen är att inte ta upp alltför många punkter. Risken är då att medarbetaren upplever att mötet kommer att bli väldigt långt, redan före det startat. Det är också svårt att hålla koncentrationen på topp om samtalet blir alltför långdraget. Ta också en stund för reflektion över den individ du strax ska sitta öga mot öga med under en längre tid. Ert medarbetarsamtal kommer att flyta betydligt smidigare om du förberett dig på just denna medarbetares egenskaper, erfarenheter och inställning.