Konsten att ge feedback

Konsten att ge feedback som chef och ledare

Att vara chef eller ledare handlar om så mycket mer än att delegera uppgifter och följa upp resultat. Det handlar om att utveckla människor, bygga starka team och skapa en kultur där varje medarbetare kan nå sin fulla potential. I detta komplexa uppdrag är feedback det absolut viktigaste verktyget. Men att ge effektiv feedback är en konst i sig – en konst som kräver både kunskap och empati. För många är det något man behöver öva på, ofta med hjälp från en bra ledarskapsutbildning.

En återkommande syssla för ledaren

Feedback är en kontinuerlig dialog, som ska prägla vardagen. Det är inte bara en årlig händelse under medarbetarsamtalet. När den ges på rätt sätt blir den en katalysator för lärande, motivation och prestation. När den misslyckas kan den istället leda till frustration, missförstånd och sämre resultat.

Varför är feedback så avgörande för dig som chef?

Feedback är hjärtat i all utveckling. Som chef är du en nyckelperson för dina medarbetares tillväxt. Feedback är avgörande för dina medarbetares utveckling på flera sätt. För det första hjälper tydlig feedback dem att förstå exakt vilka förväntningar som finns, både när det gäller deras prestationer och deras beteende. Den är också ett kraftfullt verktyg för att identifiera både styrkor och utvecklingsområden, vilket gör att medarbetare kan se vad de redan gör bra och var de kan förbättras.

Du ökar medvetenheten hos din personal

Dessutom bidrar feedback till att öka medvetenheten hos medarbetare; många är nämligen ovetande om hur deras handlingar faktiskt uppfattas av andra, och feedback ger då ett viktigt externt perspektiv. I förlängningen fungerar regelbunden feedback som bränsle för att växa i sin roll, både professionellt och personligt.

Att ge feedback innebär att du ser individen

Sist men inte minst är feedback ett sätt att få medarbetare att känna sig sedda och värderade, eftersom du genom din tidsinvestering tydligt visar att du bryr dig om både deras bidrag och deras individuella utveckling. Utan effektiv feedback riskerar dina medarbetare att stå stilla i sin utveckling, och du som chef missar en enorm möjlighet att lyfta både individer och teamets samlade prestation.

När och hur ska du ge feedback?

Feedback är en process och inte något som bara sker en eller två gånger. 

1. Förberedelse är A och O. Innan du ger feedback, ta dig tid att reflektera.

• • Vad är syftet? Vad vill du uppnå med feedbacken? Är det att korrigera ett beteende, förstärka en positiv handling, eller bidra till utveckling?
  • Var specifik: Istället för "Du är oorganiserad", tänk "Jag märkte att den här rapporten saknade viktiga delar". Ha konkreta exempel redo.
  • Fokusera på beteendet, inte personen: Attackera aldrig karaktärsdrag. Koncentrera dig på handlingar och deras konsekvenser.
  • Välj rätt tid och plats: Feedback ska ges privat, i en lugn miljö där ni inte blir störda. Aldrig inför andra om det är konstruktiv feedback. Positiv feedback kan dock gärna ges offentligt.

2. Under samtalet: Strukturerad och empatisk kommunikation. Använd gärna en enkel modell, som "Situation - Beteende - Konsekvens - Önskad förändring".

• • Situation: Beskriv när och var beteendet inträffade. "Under presentationen på teammötet i tisdags..."
  • Beteende: Beskriv objektivt vad du observerade. "...avbröt du dina kollegor vid tre tillfällen..."
  • Konsekvens: Förklara hur beteendet påverkade dig, teamet eller resultatet. "...vilket gjorde att de hade svårt att slutföra sina tankar och vi tappade fokus."
  • Önskad förändring/Framåtblick: Berätta vad du önskar se framöver och lyssna på medarbetarens perspektiv. "Jag vill att du lyssnar aktivt och låter andra prata till punkt, även om du har en idé. Hur ser du på det?"

Kom ihåg att feedback är en dialog. Lyssna aktivt på medarbetarens reaktion, ställ öppna frågor och visa empati. Det är viktigt att båda parter känner sig hörda.

3. Efteråt - följ upp och förstärk. Feedback är ingen engångshändelse. Visa att du menar allvar genom att följa upp. Notera om den önskade beteendeförändringen sker, och ge positiv feedback när du ser den. Om ingen förändring sker, behöver ni kanske ha ett nytt samtal.

Utmaningar och fallgropar för dig som chef

Att ge feedback är inte alltid lätt, och många chefer drar sig för det, särskilt när det handlar om konstruktiv kritik. Det finns flera vanliga fällor som chefer och ledare bör se upp för. Den allvarligaste är att undvika feedback helt och hållet, eftersom detta direkt hindrar medarbetarnas möjlighet att utvecklas. En annan vanlig miss är att vara för vag eller generell; uttalanden av typen "Du måste bli bättre" ger ingen konkret vägledning och är därmed oanvändbart.

Hur ofta ska du återkoppla?

Likaså är det problematiskt att ge feedback för sällan, då den relevans en händelse har, snabbt försvinner om man väntar för länge. Ett kritiskt misstag är också att fokusera på negativa personlighetsdrag istället för konkreta beteenden, vilket ofta leder till försvarshållningar och skapar avstånd istället för förståelse. Slutligen är det viktigt att undvika att ge feedback i affekt; se alltid till att du är lugn och samlad innan du tar ett svårt samtal.

Från feedback till coachande ledarskap

En effektiv feedbackkultur går hand i hand med ett coachande ledarskap. Som en coach strävar du efter att hjälpa medarbetaren att själv hitta lösningarna, snarare än att du levererar dem. När du ger feedback med ett coachande förhållningssätt:

• ställer du fler frågor än du ger svar. "Hur tror du din presentation uppfattades?", "Vad kan du göra annorlunda nästa gång?"
• fokuserar du på medarbetarens insikt och ansvar. Målet är att individen själv tar ägarskap för sin utveckling.
• bygger du upp deras självförtroende. Genom att tro på att medarbetaren kan hitta lösningar, stärker du deras förmåga.

Med betoningen på återkoppling

Många ledarskapsutbildningar idag betonar vikten av just coachande ledarskap och inkluderar praktiska övningar i hur man ger feedback på ett utvecklande sätt. Att investera i en sådan utbildning kan vara avgörande för att du som chef ska känna dig trygg och effektiv i din feedbackroll.