Så håller du givande möten

Håll givande och effektiva möten

Att leda möten som faktiskt känns meningsfulla är något som både chefer och ledare brottas med i arbetslivet, oavsett bransch. Det finns ledarskapsutbildning som innehåller tips och metoder för hur ledaren kan agera. Det finns även rena mötesutbildningar (se Effektiva möten) som verkligen sätter möteskulturen på sin spets.

De största problemen under ett möte

Här är de största problemen som ledare brukar uppleva:

• Mötesinflation och tidstjuvar. Många mötesledare och deltagare upplever att deras kalender är fylld av möten som egentligen inte kräver deras närvaro, eller att möten drar över tiden. Det medför att tiden för strategiskt arbete krymper, och alla kommer till mötet redan trötta och stressade.
• Otydliga mål och syften. Ofta saknas en tydlig agenda eller ett definierat mål. Ska vi fatta beslut eller bara informera? Följden blir att mötet tappar riktning, diskussionerna svävar iväg och folk lämnar rummet med känslan av att detta kunde lika bra ha skrivits i ett mejl.
• Obalans i talutrymmet. Detta inträffar när ett fåtal personer dominerar diskussionen medan de tysta experterna inte kommer till tals. Då går mötesledaren går miste om viktiga perspektiv och gruppen blir mindre kreativ. Det blir ledarens uppgift att agera "trafikpolis", vilket kan vara energikrävande.
• Brist på konkreta avslut. Mötet avslutas utan att det är tydligt vem som ska göra vad och när. Samma frågor dyker upp på nästa möte igen, vilket skapar en känsla av stagnation och ineffektivitet.
• Bristande engagemang och multitasking. Detta är det enskilt största problemet i den digitala eran. Problemet är att deltagare stänger av kameran, svarar på mejl eller chattar under mötet. Följden blir att ledaren känner att denne pratar ut i ett tomrum, och viktiga beslut förankras inte på riktigt.

Ett tips från våra mötesexperter: en gyllene regel för ledare är att alltid ställa sig frågan: "Vad är den önskade effekten av det här mötet?" innan kallelsen skickas ut.

Förberedelser för mer givande möten

Hur du förbereder mötet lägger grunden för ett givande och effektiv möte. Fråga dig först och främst om detta möte verkligen behövs. Boka inte in ett möte om informationen kan skickas via mejl, beslut redan är fattat och bara behöver kommuniceras eller om endast 1-2 personer behöver diskutera.

Boka bara in ett möte om:

• Ni behöver brainstorma tillsammans
• Beslut kräver diskussion och olika perspektiv
• Komplex information behöver förklaras och diskuteras

Sätt en tydlig agenda

Skicka agendan i förväg. Ett absolut minimum är dagen före. Sätt en rubrik för mötet, informera om tiden och platsen. Förklara på ett tydligt sätt vilket syftet är med mötet. Använd punkter för att göra varje del av mötet så tydligt som möjligt. Om deltagarna måste förbereda något så skriv vad detta innebär. Till exempel; "Läs bifogad Q1-rapport före mötet." Avsluta med vad som förväntas komma ut från mötet. Exempelvis: "Beslutad lista med 3 prioriterade projekt + ansvariga personer."

Ett givande möte bygger på rätt deltagare

Endast de som har nödvändig input och behöver få informationen direkt behöver oftast vara med på mötet. Om ni är för många ökar riksen för att mötet ska bli ineffektivt istället för givande. Om ni istället är för få kan det vara svårt att fatta beslut utan rätt perspektiv.

Välj rätt längd på mötet

Här kan du tänka inom dessa tidsramar:

- 15 min räcker för en snabb avstämning eller en statusuppdatering
- 30 min är ofta standardtid för ett effektivt arbetsmöte
- 45 min innebär tid för en mer djupgående diskussion
- 60 eller mer blir mer av en workshop eller strategimöte. Glöm dock inte att denna längd kräver pauser.

Tips från mötescoachen: boka hellre 25 min istället för 30, eller 55 min istället för 60. Det ger deltagarna andrum mellan mötena.

Ett givande och effektiv möte håller fokus

Som mötesledare behöver du se till att ni håller ett bra tempo under mötet, utan att stressa igenom punkterna. Ett bra sätt är att starta starkt. Låt de första 2 minuterna lägga basen för mötet. Säg till exempel: "Välkomna! Vi har 45 minuter. Målet idag är att bestämma våra tre viktigaste projekt för Q2. Vi behöver alla era perspektiv för att fatta rätt beslut. Låt oss hålla oss till agendan så vi hinner klart. Okej, då börjar vi - Anna, kan du ge oss Q1-sammanfattningen?"

Varför en stark öppning fungerar

Genom att tydligt och klart inleda mötet påminner du om avsatt tid och målet med mötet. Du visar att du tar mötet på allvar och skapar på sås sätt fokus direkt. Undvik att hålla en lång introduktion. Förutsätt att de som deltar har tagit sitt ansvar och är tillräckligt pålästa.

Så håller du mötet på rätt spår

Du startar mötet starkt och med goda intentioner, men du styr trots allt inte över andras beteende. Om du märker att en diskussion drar iväg åt ett annat håll än avsett måste du få mötet på rätt spår igen. Säg något i stil med att ämnet är viktigt, men inte för dagens möte. Be att få ta ett separat möte och styr tillbaka till agendan för dagen.

Tekniker för effektiva diskussioner

Det finns flera användbara tekniker du kan prova för att kunna hålla ett givande och effektivt möte.

Timeboxing

En teknik kallas timeboxing och innebär att en särskild punkt på agendan får en viss tid för avhandling. Säg att denna punkt får t ex 15 minuter av mötestiden. Då har du satt ramen och något för mötesdeltagarna att förhålla sig till.

Parkering

Ofta kommer andra viktiga saker upp under ett möte och då är det bra att en "parkeringslista" för dessa. Meddela gruppen att ämnet är bra men inte för detta möte. Du säger att du skriver upp det och  att ni tar upp det efter mötet, eller vid nästkommande möte.

Använd visuellt stöd

Ibland är en bild enklare att förstå än bara det talade ordet. Skriv på en whiteboard eller använd en PowerPoint så att alla ser samma sak. Under ett digitalt möte kan du dela skärm. Att på olika sätt visualisera ett budskap går ofta snabbare än att prata om det och gör att missförstånd undviks.

Hantera mötets olika personlighetstyper

Ett möte är fyllt av olika människor, var och en med sin egen personlighet. Det finns den som dominerar och den som är tyst. Du hittar någon som alltid säger emot och den som håller med i allt. Sedan finns nästan alltid den som alltid är sen. Alla dessa personligheter behöver du kunna hantera för att få till stånd ett givande möte.

Effektiva fraser att använda:

Till den dominante: "Tack , nu vill jag höra från de som inte sagt något än."
Till den tyste: "Du har erfarenhet av detta - hur ser du på det?"
Till den som alltid säger emot: "Bra att du lyfter risker. Vad skulle göra det möjligt att gå vidare trots detta?"
Till den som kommer sent: "Vi har startat mötet på utsatt tid. Hittills har vi sagt ... (kort sammanfattning om det är nödvändigt för mötet)." 

Olika typer av möten - tekniker för givande möten

Ett möte kan syfta till att fatta beslut, informera, brainstorma, lösa problem med mera. Olika möten behöver olika tekniker för att bli effektiva och givande.

Beslutsfattande möten

Här är det viktigt att presentera alternativen tydligt. Diskutera för och emot varje alternativ. Fatta beslutet med koncensus. Dokumentera beslutet direkt. 

Brainstorming-möten

Börja med att alla får dela idéer, utan kritik eller avbrott. Ofta räcker 10-15 min till detta. Gruppera sedan deltagarna och diskutera idéerna som kommit upp. Samla mötet och gör en prioriteringslista med top 3-5 idéer att jobba vidare med.

Statusmöten

Här är det extra viktig med ett fokuserat upplägg. Vad har vi gjort sedan sist? Vad ska vi göra till nästa gång? Finns det blockeringar och hinder? Håll det kort och effektivt. Max 2 min per person. Detta är en update, inte ett problemlösningsmöte.

Problemlösningsmöten

Inled med att definiera problemet. Gå till botten med grundorsaken, och fasta inte på symptomet. Brainstorma lösningar och välj den lösning som enklast tar hand om problemet.