Ta tag i det svåra samtalet
Att genomföra ett svårt samtal innebär att du ska ta tag i en utmanande situation med mod och en tydlig plan. Din uppgift är att se till att både du och din motpart känner er hörda och respekterade. För att lyckas med detta behöver du kunskap om metodiken under ett besvärligt samtal. Utbildningen Chefens samtal har fokus på chefens kommunikation, både under ett svårt samtal och vid medarbetarsamtalet.
Vi undviker samtalen som behövs mest
Det är jobbigt att hålla ett svårt samtal, så enkelt är det. Som chef vet du att uppgiften ligger på ditt bord, men du skjuter det helst på framtiden. Kanske har du en teammedlem vars attityd påverkar hela teamet. Du kan ha en kollega som inte lever upp till förväntningarna eller en medarbetare som ständigt är sen.
Det löser sig nog ...
Det är enkelt att skylla på att tillfället inte är rätt eller att om jag väntar lite så försvinner nog problemet. Men medan vi väntar är risken stor att följande händer:
- Problemet blir värre. Konflikter och dåliga beteenden försvinner sällan av sig själva. Istället kan de befästas och blir svårare att ändra. Till slut påverkas hela arbetsplatsen och prestationerna blir lägre och trivseln sämre.
- Din trovärdighet som chef undergrävs. Det märks när chefen inte vågar ta tag i ett problem. Medarbetarna kommer gradvis att förlora respekten för din förmåga att hantera konflikter.
- Du skapar en kultur av undvikande. När ledaren inte tar tag i svåra samtal skapas en miljö på arbetet som kan bli toxisk i längden. Individerna lär sig att problem ska tystas ned och undvikas istället för att lösas. Moralen sjunker.
Framgångsrika svåra samtal - så gör du
De bästa cheferna har en sak gemensamt: de vågar genomföra svåra samtal och de gör det direkt. Genom ett tidigt samtal som hålls med omtanke och empati löser de konflikter innan de slår rot. Så här gör de:
Se beteendet, inte personen
Man kan uppskatta en medarbetare, utan att gilla allt som denne gör. Det är viktigt att hålla isär person och beteende. Ett tips är att uttrycka sig på ett sätt som öppnar för kommunikation. Istället för att du frågar: "Varför kommer du alltid för sent till jobbet?" kan du säga "Jag har märkt att du ofta är sen på morgonen. Finns det någon särskild anledning till det?"
Ge konkreta exempel
Om du är vag när du håller ett svårt samtal skapar du bara förvirring. Det är också mer sannolikt att motparter direkt går i försvarsställning. Att säga: "Ditt beteende är problematiskt" leder inte någonstans. Det är alltför otydligt. Var mer specifik och säg istället: "Vid gårdagens möte noterade jag att du avbröt mig flera gånger och rullade med ögonen när jag presenterade min idé". Detta sätt att kommunicera är konkret och svårt att argumentera emot.
Fråga och lyssna så att du förstår
Om någon inte presterar bra finns det oftast en bakomliggande orsak. Som chef behöver du nysta i vad beteendet beror på, särskilt om det är en ny företeelse. Ställ öppna frågor som ger möjlighet att våga berätta. Låg prestationsnivå kan bero på att medarbetaren har för mycket/för lite att göra, har fått ett sjukdomsbesked, sover dåligt och så vidare. Sträva efter att lyssna ordentligt så att du verkligen förstår orsakerna till beteendet.
Se framåt tillsammans
Om du säger: "Hur ska vi göra för att lösa det här?" låter det mer lösningsinriktat än: "Så här kan det inte fortsätta!" Genom att du involverar personen i lösningen kan ni öka chansen att forma en förändring som håller. Låt motparten komma med förslag som kan underlätta dennes situation och överväg ditt svar noga.
När det svåra samtalet inte kan vänta
Vissa situationer kräver att du agerar omedelbart. Exempel på detta är:
- Säkerhetsproblem – någon riskerar att skada sig själv eller andra
- Etiska överträdelser – trakasserier, mobbning eller ohederlighet
- Kollaps av teamet – en individs sätt att bete sig förgiftar hela arbetsmiljön
- Verksamheten tar omedelbar skada - förseningar, bristande kvalitet eller felaktiga leveranser skadar organisationen
Praktiska steg för att ta det svåra samtalet nu
Steg 1: Boka in mötet
Titta i kalendern och boka in mötet på en gång. Se helst till att det kommer att ske inom 24 timmar. Ju längre tid du väntar, desto svårare blir samtalet att genomföra.
Steg 2: Mental förberedelse
Fundera igenom vad det svåra mötet syftar till. Skriv gärna ner ord som stöd, men fokusera på att mentalt ställa in dig på ett svårt samtal. Öva inte in fraser utantill. Då blir lätt att det låter som opersonliga floskler. Ett äkta samtal kräver att du kan vara flexibel, så förbered dig istället känslomässigt.
Steg 3: Klargör intentionen med mötet redan i inbjudan
Din motpart är oftast medveten om att något är på tok. När din mötesförfrågan kommer kan den därför direkt ses som ett hot. Var därför noga med att göra klart syftet med mötet när du bjuder in. "Jag vill ha det här samtalet för att jag vill höra din sida av ett problem som har uppstått. Mitt mål är att vi tillsammans ska hitta en väg framåt."
Svåra möten blir sällan en katastrof
Ofta är det vi själva som blåser upp ett besvärligt möte till något värre än vad det i verkligheten blir. Det är sällan som ett svårt samtal blir så jobbigt som man föreställt sig. Istället blir det ofta startskottet till en förbättring som gynnar alla parter. Att gå in i mötet med intentionen att hitta en varaktig lösning brukar bli framgångsrikt.
Att ta ett svårt samtal är att visa omtanke
När du som chef visar att du bryr dig om motpartens situation blir det lättare för denne att genomföra en förändring. Kanske är medarbetaren inte medveten om att hen har ett beteende som förstör för gruppen. Ett konstruktivt samtal kan öppna för en ny inställning som fungerar. Sedan kan det självklart även vara så att personen inte alls förstår vad du vill säga. Han eller hon har inte för avsikt att göra något åt saken alls, trots flera försök till samtal. Då har du som chef fullgjort din uppgift och andra krafter behöver kopplas in, t ex HR, VD eller en extern part.